初めてフリーアドレスになって3年が経ちました。。

2020.10.13

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　みなさん、固定席からフリーアドレスになって困った事や不便に思った事はないですか？

私達が実際に体験したフリーアドレスの課題解決について、ご紹介したいと思います。

■今までのオフィス

　今のビルに移転してきて３年が経ちました。移転前は従来型の島型オフィスで業務を行っていましたが、移転を機に一部部署を除き、フリーアドレスに移行する事にしました。、フリーアドレスに伴い、私物をワゴンから個人用ロッカーに移動、フリーアドレスで起こる事を想定してのルール作りなど、移転までは紆余曲折ありましたが、何とか乗り越え無事にフリーアドレスに移行しました♪

■移転後のフリーアドレス

　まずは営業部門と工事監理・そして、役員もフリーアドレスに移行する事になりました。一応、重要な書類もあるので、個室も準備しましたが。。まさかの役員もフリーアドレスです！役員が固定席でない会社は、あまりありませんよね。。役員がフリーアドレスを行う事によって、社員はドキドキでした。フリーアドレスにした事によって、机上面・デスク周りがきれいになり、通路が広くなり社内が見渡しやすくなりました。。

■あれ？こんなはずじゃ。。

しかし、いざフリーアドレスで仕事とを始めると、ルールを決めたにも関わらずにイメージとはかけはなれたものに。　

誰がどこにいるか分からずに外線や来客の取次が難しい。
集中したいのに隣で打ち合わせや雑談の声で集中できない。
机上面が狭く資料などが広げられない。　
上司に相談したい時に見当たらない。相談しづらいなど。

想定していなかった問題が起こりました。

■運用ルールを変えてみよう！

本来なら、他部署とのコミュニーケーションが取れるようにフリーアドレスに移行しましたが、自部署の人とのコミュニケーションが取れなくなってしまいました。これでは本末転倒です。そこで、運用ルールを見直す事にしました。

忘れ物ＢＯＸの設置（固定席ではない為、誰の忘れ物か判別出来なくなりました。）
グループウェアに必ず、どこで仕事をするかエリアを登録する。
営業部門のみ週１回、部署ごとにグループアドレスを実施。
固定席も週ごとに席替えを行う。

机上面を増やす事は物理的に難しかったので運用面でカバーできるよう、工夫をしました。

■そしてフリーアドレスを開始してから２年半が経ち。。

2020年の1月にオフィスを一部リニューアルしました。リニューアルの内容としては　

特に集中エリアに関しては予約・時間制にし、営業部門以外の多くの人にも使用してもらいたく、運用ルールを設けました。これで固定席の人も使用する事が出来ます。

■４月7日の緊急事態宣言後。。

会社の出社人数を８割に減らしてテレワークを開始する事になりました。今まで固定席だった業務課もフリーアドレスを実施する事になりました。最初は固定概念が働き、業務課のフリーアドレスに抵抗がありましたが、実際行ってみると気分や業務量によって座席を変えられる事により、仕事に集中する事が出来ました。やはり実際に行ってみないと分かりません。また、今まで固定席で行っていたコミュニケーションが取りづらくなる等、別の課題もみつかりました。

■まだまだ課題はあるけれど。。

移転前～移転後～現在までたくさんの課題がありました。オフィスを手掛ける会社で働いている私達でも失敗はもちろんありますし、費用・スペース的に出来ない事もあります。ただ、最初から出来ないではなく、色々失敗をしながら試してみてそれでもダメなら、みんなで知恵を出し運用面でカバーする事も大事だと思います。全員の意見を反映する事は難しいですが、全員で携わり他人事にしない事が重要ではないでしょうか。そして私達と一緒に一つずつ課題を解決していきませんか？