2020年以降、新型コロナウイルス感染症の感染拡大により人々の働き方は大きな影響を受け、大きく変化していきました。

特に激変したのは「会議のカタチ」です。

テレワークとオフィスワークを組み合わせて働くハイブリッドなワークスタイルが定着していき、

現在ではWeb会議が急速に普及し、特定の場所に縛られずに会議に参加できることで、会議のカタチは大きく変化しています。

新型コロナウイルス感染症の影響を受ける以前からも、

“会議の在り方”や“会議の効率化”は各企業でそれぞれに模索していたことではないでしょうか。

仕事をするうえで避けて通れないのが「会議」であり、「会議」をしない企業は存在しないと思います。

いかに効率よく、生産性が高い「会議」を行なうことが出来るか、頭を悩ませている経営者の方は多いと思います。 

働き方改革により業務の効率化が求められ、更には働き方が大きく変化し、

「会議のカタチ」が大きく変わってきた今、会議の重要性はより高まってきています。

故にオフィスの中の「会議室」の見直しはますます対応しなければならない課題となってきています。

外に行ってもWeb会議等でストレスなく会議が出来る今だからこそ、

わざわざ集まって顔を合わせてやる会議室の在り方とは何か。

新しいものを生み出すための場、お客様やパートナーとコラボレーションを行なうための場、

より仕事を円滑に進めていくためのコミュニケーションの場。 

仕事を進めていく上で社内外問わず、様々なコラボレーションを促進させるためにカギを握るのが

人と人が実際に顔を合わせて話し合う「会議室」であると考えています。 

どのような会議室が有益なのか、会社の課題を解決するための会議のスタイルとはどのようなものがあるのかを

課題や目的別に改めてご紹介したいと思います。 

会議運営に悩んでいる方は是非チェックしてみてください。何か良いヒントが見つかるかもしれません。 

■CASE1  より活発なアイデア出しをサポートする会議室 

いいアイデアが思いつかない…。みんなと話せば新しいひらめきが⽣まれるかも。 

商品開発や新しい事業を考えるときに行なうアイデア出し会議。

このような時は、ポジションや部署や社歴や年齢などの属性に偏らず、フラットな環境を創り出すことが大切です。

面と向かって座ってじっと考えても良いアイデアは浮かんできません。

書いたり立ったり座ったりと適度に体を動かすことで、脳が自然と活性化されます。

アイデア出しのための空間には、自由に家具を動かすことが出来、アクティブに歩き回れるようなスペースづくりが効果的です。

また、ホワイトボードパネルやスケッチフリーな壁面など、考えを可視化するためのアナログなツールも重要な役割を果たします。 

また、良いディスカッションを行ないたい場合は、

多くても7人程度を想定して行った方が全員が手を抜かずに会議に参加することが出来ます。 

■CASE2  知識や情報をしっかり伝えることが出来る会議室 

研修や教育プログラムで、相⼿の雰囲気やペースに合わせて進めたい 。

複数人で参加者同士が課題を深掘りしたり、人を集めることで他の人の疑問点も分かり理解度を一人一人が客観的に認識したり、

テーマに対して理解度を底上げすることを目的とした会議。 

最適な距離感で全員に正しく知識や情報を伝えられる環境にすることが大切です。

大型ディスプレイで全員が同じ画面を共有できること、声が均一に届くこと、お互いの姿がしっかりと確認できることなどがポイント。 

階段状のスペースであれば、フラットなスペースにテーブルとイスを並べるレイアウトに比べて、

どの位置からも前方が見やすく、また壇上からも参加者の姿が良く見えるようになります。 

同じような環境を、「会議室」としてではなく、オープンスペースにオフィスの一画に作ることもできます。

その場合は、大きなソファと寄り付きやすいカウンターの組み合わせがおすすめです。

ふらっと集まって気軽に利用が出来るのと、参加者以外の目にもとまることで、社内全体でのコミュニケーションにも広がっていくきっかけにもなります。 

■CASE3  ただの情報共有にしない、“報連相”を行なう会議室 “

実際に顔を見て共有することで、しっかり分析し相談をしたい。 

WEＢ会議が急速に浸透し、デジタルでの情報共有が発達した現代において、

「報連相のための会議は不要である」という考え方もありますが、

“単なる情報共有だけの会議”ではない、報連相のための会議は必要であるかと思います。

実際に顔を見ることで伝わる情報や状況もありますし、肌感でモチベーションを鼓舞することも出来ます。 

その時は対面式テーブルの会議室で、全員が対等な立場で話しやすい環境にすることが大切です。 

床やインテリアを木目調にしてみたり、壁面のデザインでカジュアルな雰囲気を作ってみたり、

緊張感を感じさせない空間にすることもおすすめです。

リラックスできることで、コミュニケーションが円滑になっていき、

良い会話が生まれ議論の進行も効率よく進み、内容や理解度も深まります。 

メンバーの関係性や仲の良さにもよりますが、少人数であれば円形のテーブルを囲んだレイアウトなら、

上座・下座と言った序列が一切なくなるので、より発言しやすく様々な意見出しをすることが出来ます。

■CASE4  リラックスして会話できる会議室 

メンバー同⼠のつながりを感じながら、落ち着いて話がしたい。 

形式張った会議室とは異なり、ソファやクッションが置かれたようなリビングライクな空間や掘りごたつの様なスペースの会議室で、

リラックスした雰囲気を作ります。 

一般的なオフィスチェアに座って話し合うよりも、

目線も近くなりフラットになることでリラックス出来たり、気分も落ち着くことで新しいアイデアが浮かんだり、

会議の雰囲気も活発になります。

仕事の話だけでなく、雑談がしやすい事も働く上でのより良いチームワークを促す事にも繋がります。 

また、インテリアの一部として植栽や照明の演出でアクセントを取り入れることで、

嗅覚や視覚で癒され、リラックス効果も期待できます。

■CASE5  おもてなしも兼ね備えた会議室 

居心地良く過ごせる環境で、お客様やパートナーと密な関係を構築したい。 

外部のお客様の利用も想定した応接タイプの会議室。

商談をしたりプレゼンをしたり、大切なコミュニケーションの場となるので、

洗練されたデザインでありながら、会話に集中できるように余計なものを置かないシンプルな空間にし、

入った瞬間に良いイメージを持ってもらえるような雰囲気を作ることが大切です。

レザーチェアに木目の組み合わせで、素材感が加わることで、より落ち着きと良い雰囲気を演出してくれます。 

また、自社の個性が生きるインテリアとするのもおすすめです。

おもてなしの空間でありながら、会社の顔としての役割も担うので、

会社の雰囲気を演出するために、壁や家具や小物などをコーポレートカラーにしてみたり、

会社で取り扱う商品やサービスをアピールするために、自社商品を陳列したりするのも良いかもしれません。

自社がどのような会社なのかを表現できるような、他にはないインテリアを目指してみると良いと思います。

居心地の良い空間に通されることで、誰しもがその会社に良い印象を持つものです。

会社のイメージアップにもつながりますし、商談の成功率も上がるかもしれません。

まとめ 

いかがでしたでしょうか。 

一括りに会議室といっても、目的や課題によってそのレイアウトや空間の作り方、家具選びは本当に様々です。 

社内外問わず、会議室からコミュニケーションを活性化し、

様々なコラボレーションを促進させて、イノベーションをおこしていきましょう。 

是非、オフィスリニューアルや会議室リニューアルをご検討の際は、お気軽にご相談ください。